Werken aan betere inkoop specificaties

Het is al weer even geleden, maar enkele maanden geleden mocht ik tijdens een kenniscafé georganiseerd door OVLNL een presentatie geven over hoe je nu kwaliteit omschrijft en hoe je daarmee om zou kunnen gaan in een bestek. Nu is de organisatie waarvoor ik werk geen onderneming waar bestekken worden geschreven maar we zien ze met regelmaat. We krijgen dan vaak de vraag om de documenten te leveren die volgens het bestek worden gevraagd. Het is dan soms wel heel bijzonder wat daar dan gevraagd wordt.

Ik heb wat praktijkvoorbeelden aangehaald en daaruit blijkt dan dat men op een detail niveau om certificatie vraagt. Vaak worden certificaten gevraagd over specifieke onderwerpen die ook al door een ander certificaat wordt afgedekt. Soms worden eisen gesteld die in tegenspraak zijn met andere eisen uit het bestek en zelfs soms eisen die in tegenspraak zijn met wetgeving wat natuurlijk gewoon niet kan.

Wat zien we dan zoal. Een mooi voorbeeld is dat op een bepaald moment in het bestek wordt geëist dat een ledmodule voldoet aan de UL 8750. Interessant maar dat is een norm voor de Noord Amerikaanse markt. Niet dat dat een probleem hoeft te zijn maar in dit geval wel want de fabrikant moet voor Europa wettelijk aan de Europese eisen voldoen. In dit geval zou dan ook aan de Amerikaanse eisen moeten worden voldaan wat tot gevolg zou kunnen hebben dat het product onnodig duur wordt. In sommige gevallen is het niet eens mogelijk om aan zowel de Europese als Amerikaanse normen te voldoen en zou dat zelfs een veiligheidsconflict kunnen opleveren.

In datzelfde bestek wordt ook gesproken over driver klassen volgens de UL standaard namelijk UL class I en II. Dat zijn hele andere klasse aanduidingen dan we in Europa kennen en kunnen tot vervelende verwarring leiden. De klasse I en II aanduiding in zijn gerelateerd aan de isolatie klasse van een product en de UL Class I en II aanduiding hebben te maken met de uitgangspanning en vermogen van een driver.

Het is dus belangrijk eenduidig te specificeren en zeker geen onnodige details te vragen. In een ander document, waar een grote Nederlandse organisatie mee werkt, staat vermeld dat het armatuur moet voldoen aan de EN 61347. Helaas een armatuur kan daar niet aan voldoen aangezien deze norm de eisen voor randapparatuur voor verlichting beschrijft. Inderdaad de driver die in het armatuur zit moet aan die norm voldoen maar de armaturen moeten zelf natuurlijk aan de EN 60598 voldoen indien het om elektrische veiligheid gaat.

Vaak zien we dan nog dat er richtlijnen worden genoemd in een rijtje waar de normen worden genoemd. Dat is ook niet geheel juist. Ten eerste ben ik van mening dat de richtlijnen niet thuishoren in een bestek, tenslotte moet de fabrikant al aan die eisen voldoen en dient hij dat al te verklaren, dus waarom nogmaals vermelden. Dat leidt alleen maar tot verwarring. Normen daarentegen kunnen wel goed vermeld worden. Die zijn namelijk vaak niet wettelijk verplicht maar geven wel de essentiële eisen weer die slaan op veiligheid en/of kwaliteit.

Wat dan vaak weer mist is de wijze waarop een en ander gecontroleerd gaat worden. Als je eist dat een leverancier een LM79 rapport heeft, hoe ga je dat dan controleren. Vraag je het rapport? Ga je een controle uitvoeren of dat het juiste rapport is? Wat verwacht je daarvan? Allemaal vragen die een bestekschrijver zich moet stellen voordat een dergelijke passage opgenomen wordt.

Wat zien we dan gebeuren? Er worden wat documenten geleverd maar die slaan niet op het aangeboden product. Ik hoor zo vaak dat iemand ENEC heeft maar hebben ze dat? ENEC wordt verleend op product niveau en niet op fabrikant niveau. De eindgebruiker weet dat mogelijk niet en neemt dan aan dat dat voor de gehele productie geldt. De gebruiker koopt dus iets zonder te weten hoe het precies in elkaar zit en gaat ervan uit dat het wel goed zit. Uiteindelijk als er dan problemen ontstaan denkt de gebruiker dat hij alles gedaan heeft en dat dat keurmerk niet heeft geboden wat verwacht werd. In werkelijkheid ligt het dan anders. Jammer want dit levert de verkeerde gevolgtrekkingen op.

Dus de conclusie moet zijn:

Specificeer op hoofdnormen en parameters;

Als je een armatuur koopt specificeer dan het juiste deel van de EN 60598 en ga niet de veiligheidnormen voor alle componenten opnemen. Vermeld de EMC eisen voor het eindproduct en niet voor de componenten, etc.
Geef duidelijk aan voor welke omgevingstemperatuur het armatuur geschikt moet zijn en dat de daarbij horende prestaties gemeten moeten zijn. (mijn boek kan daarbij een goede hulp zijn).

Specificeer duidelijk hoe eea aangetoond moet worden;

Vraag om specifieke certificatie waar nodig en geef duidelijk aan van welk niveau die certificatie moet zijn of dat bijvoorbeeld een verklaring voldoende is.

Controleer juistheid van de aangeleverde documentatie;

oals al in een eerdere post vermeld controleer of het certificaat van een geaccrediteerd lab komt, controleer of het wel voor het betreffende product is en controleer de geldigheid van het certificaat.

Besef dat CE geen keurmerk is maar slechts een eigenverklaring;

Vaak wordt CE gezien als een keurmerk, helaas want het is enkel een verklaring van de fabrikant waarin hij verklaart aan de wettelijke eisen te voldoen. Geloof jij iedereen op zijn mooie bruine ogen?
Een opmerking als wij hebben CE is een opmerking waar je zeer argwanend van moet worden aangezien dat niet kan!! Het geeft duidelijk aan dat de verkopende partij niet volledig op de hoogte is van de wettelijke eisen.

Vraag alleen dat wat van belang is in het project;

Soms wordt gevraagd om een IP-rapport voor een product. Dat terwijl die testen worden uitgevoerd zodra een EN 60598 rapport wordt opgesteld. Als dan beide rapporten moeten worden aangeleverd door een fabrikant moet hij extra kosten maken alleen voor het opstellen van een rapport dat er toch al was. Volkomen zinloze actie dus.

En misschien belangrijker, als je het niet helemaal weet of niet precies weet wat het allemaal inhoud overleg dan met een deskundige. Vaak willen ze wel assisteren of wat toelichting geven en bedenk dat als je aan een bakker iets vraagt over de NEN 1010 dat het antwoord waarschijnlijk toch nog even bij een ander gevalideerd moet worden. Vergeet niet dat de ingehuurde consultants soms werken volgens het knippen en plakken principe. Gelukkig zijn er veel goed maar niet allemaal, stel dus altijd kritische vragen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *