Hoe certificaten en rapporten op waarde schatten?

Als een product wordt ingekocht worden in besteken vaak normen vermeld waaraan de producten moeten voldoen. De fabrikanten/leveranciers moeten dan producten leveren die aan die eisen voldoen. Vaak blijft het daarbij. In de daadwerkelijke levering wordt in veel gevallen helemaal niet meer gekeken of een product wel aan die eisen voldoet.

Dit levert dan weer 2 problemen op. Namelijk de leverancier wordt gelooft op zijn verklaring wat niet altijd terecht is en misschien nog wel belangrijker als er dan wel documenten worden overlegt kan de afnemer in veel gevallen de waarde niet beoordelen. Want wat is de waarde van een certificaat of een rapport?

Welke stappen moeten we dan doorlopen om documenten te verifiëren?

Stap 1:
Stel het niveau vast;
-Certificaat van een geaccrediteerde organisatie
-Certificaat van een derde
-Eigen opgesteld certificaat

Eventueel en zeker bij twijfel, controleren of de organisatie wel geaccrediteerd is voor de genoemde verrichtingen.

Stap 2:
Controleer de authenticiteit;
-Kloppen typenummers en technische specificaties
-Is het certificaat nog geldig
-is het een eenmalig onderzoek

Stap 3
Controleer op validiteit van de inhoud;
-Zijn de gewenste normen toegepast
-Is de conclusie positief
-Is het een volledig of deel onderzoek
-Zijn de gewenste criteria gebruikt

Wat is eigenlijk een certificaat?

Volgens Van Dalen is dat “schriftelijke verklaring; getuigschrift: deelcertificaat” Dat geeft al aardig wat informatie. Een certificaat is niet beschermt en is dus slechts een verklaring. Dat maakt het dan ook meteen mogelijk dat iedereen een certificaat kan afgeven. Welke waarde kunnen we dan aan een certificaat geven?

We kunnen een aantal niveau’s onderscheiden:

Certificaat van een fabrikant/leverancier
– Hij verklaart zelf dat een product aan bepaalde eisen voldoet. Het is dus in feite een eigenverklaring.

Certificaat van een consultant of extern bureau
– Hier is dan in ieder geval een derde partij bij betrokken is geweest die onafhankelijk mag worden geacht. Het is echter zeker niet duidelijk of dit werkelijk zo is en er is geen controle op die onafhankelijkheid.

Certificaat van een geaccrediteerde organisatie
– Een accreditatie geeft een aantal zekerheden. De organisatie wordt beoordeeld door een onafhankelijke derde (in Nederland de Raad voor de Accreditatie).

Wat houd accreditatie dan in? Het betekend niet meer dan “vertrouwen geven”. In Nederland kennen we de Raad voor Accreditatie. (RvA) Deze organisatie accrediteert andere organisaties. Dit gebeurt weer op basis van normen en die organisaties worden gecontroleerd op diverse punten waaronder hun kennis van zaken. De raad voert dus audits uit bij organisaties die een accreditatie aanvragen voor een bepaalde dienst of verrichting.In die beoordelingen zitten diverse elementen, zoals de onafhankelijkheid maar ook de kennis van zaken. Ook wordt gekeken naar hoe men omgaat met nauwkeurigheid van metingen en rapportage daarvan.

Als die accreditatie is verleend zal op het certificaat vermeld zijn dat die organisatie dit heeft gedaan onder de accreditatie. Als dat erop staat is het certificaat in principe dus waardevol, dat wil zeggen het is een certificaat dat opgesteld is door een organisatie die verstand van zaken heeft. Het is dan altijd verstandig om even te kijken in het register van de betreffende accreditatie organisatie of de verrichting wel in de scope valt. Als het de RvA betreft is dat te controleren op http://www.rva.nl/

Nu we de waarde van het document hebben vast gesteld is het tijd om vast te stellen of het wel gaat om hetgeen we nodig hebben.

Op het document zullen diverse zaken vermeld staan. Allereerst moeten we vast stellen of het document wel bij het product hoort. Met andere worden, ergens op het certificaat wordt het geteste product geïdentificeerd. Deze specificatie kan worden vergeleken met het product dat aangeboden wordt. Als het afwijkt horen de twee niet bij elkaar. Op een document kan wel een afkorting of een sleutel vermeld staan, dit moet wel juist bekeken worden maar is dat niet herleidbaar of staat er een ander merk vermeld of andere technische specificaties dan is het document verdacht.

Verdacht wil niet zeggen dat het document vervalst is maar het wil alleen zeggen dat dit product niet onder deze certificatie valt en dus niet is onderzocht.

Het tweede punt dat gecontroleerd moet worden is de toegepaste normen of voorschriften. Deze moeten natuurlijk overeenstemmen met de voorgeschreven normen. Let op de voorgeschreven normen staan mogelijk over meerdere certificaten verdeeld of er kan een meer gelokaliseerde norm vermeld zijn die wel gelijk is aan de gevraagde norm. Zo zien we in Nederland regelmatig vermeldingen van de NEN normen. Dat is logisch maar die zijn veelal afgeleid van een internationale norm en die zal eerder vermeld staan op certificaten.

Verder moet gekeken worden naar een aantal belangrijke zaken:
– de conclusie moet zijn dat wordt voldaan aan de eisen. Een certificaat of rapport kan ook afgegeven worden als niet aan de eisen wordt voldaan maar dan zal dat wel vermeld moeten zijn.In rapporten kan dat wel eens verraderlijk zijn omdat dat vaak vele pagina’s tellende documenten zijn die dan toch even moeten worden doorgenomen. Zit voor het rapport een certificaat zal daar de conclusie ook op vermeld staan en dat scheelt natuurlijk weer in het controleren van het rapport.

– Was het wel een volledig onderzoek of slechts een deel onderzoek. In sommige gevallen kan een deel onderzoek voldoende zijn maar het zal in ieder geval op het document moeten zijn vermeld. In rapporten is het vaak ook te zien doordat er dan grote delen zijn overgeslagen maar het kan ook zo zijn dat die stukken zijn weg gelaten. Belangrijk dus om dat te controleren.

– Zijn de juiste criteria toegepast. Je kunt bijvoorbeeld een corrosie test eisen maar dan moet wel zijn aangeven wat de criteria zijn. en die staan dan ook in het rapport vermeld. Het is helaas niet altijd zo dat het voldoen aan de norm meteen een bepaald waarde oordeel geeft.

Stel we doen vibratie testen maar gebruiken een veel te licht profiel voor de testen dan voldoet het product aan de norm maar wil dat niet zeggen dat het voldoet aan de eisen zoals ze in het bestek mogelijk zijn gesteld. Het is dus niet zo eenduidig als het vaak lijkt en zoals mensen vaak doen overkomen.

– Op het certificaat zal ook vermeld zijn of dat certificaat recht geeft op het gebruik van een keurmerk. Als dat erop staat moet het keurmerk er ook daadwerkelijk op staan. In de meeste gevallen is het zo dat als het keurmerk niet is vermeld het ook niet gezien mag worden als gecertificeerd.

In dit geval zal er ook meestal een vermelding op staan naar procedures die na-controle garanderen. Daarmee wordt bedoeld dat de productie van de fabrikant onder controle staat. Afhankelijk van het keurmerk is dan een na-controle regime van toepassing dat tot doel heeft de fabrikant te blijven beoordelen en het product in dezelfde kwaliteit te houden.

Veel certificaten worden uitgegeven als een eenmalig onderzoek. Op het certificaat zal dan ergens staan dat het certificaat geldig is voor het onderzochte model. Het is dus niet geldig voor later geproduceerde producten. Indien de productie hetzelfde is, zijn de resultaten bruikbaar maar dat wordt niet gecontroleerd door een andere partij.

Het certificaat heeft dan niet perse een lagere waarde maar een certificaat dat voor serieproductie wordt afgegeven is natuurlijk zekerder.

In het geval van keurmerken is het vaak mogelijk om op de website van de uitgevende instantie te controleren of het certificaat wel geldig is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *